CONSERVER VOS ARCHIVESEN TOUTE SÉCURITÉ – SOCIÉTÉ D’ ARCHIVAGE MAROC LE PLUS GRAND CENTRE D’ARCHIVAGE D’AFRIQUE recherche Accueil A propos Nos Valeurs Nos Solutions Espace Clients Contact Gestion et conservation physique des archives Chaque document établi, reçu ou échangé, au sein d’une entreprise est appelé à devenir potentiellement une archive demain. La durée de conservation de ces archives varie selon le type de document, cette période étant encadrée par des textes de lois. Les entreprises privées, petites ou grandes, ainsi que les établissements publics, se voient donc imposés de conserver cette masse d’information et la préservation de l’ensemble de ces documents n’est pas aisée : nécessité d’allocation d’espace, de ressources humaines et de moyens matériels, avec un coût induit qui peut s’avérer important. |
La solution : l’externalisation auprès de Doc’Archives :Notre expertise et notre expérience vous permettent de gagner du temps et d’optimiser l’allocation de vos espaces de travail tout en libérant des ressources afin de vous recentrer sur votre métier. Vos archives sont ainsi prises en charge par nos soins dans des conditions de sécurité optimales et restent à votre disposition sur simple demande sous format physique ou numérique. Nos dépôts sont aux normes internationales, nos certifications ISO 9001 et ISO 27001 et nos mesures de sécurité draconiennes nous permettent de vous garantir la conservation de vos archives selon les plus hauts standards de qualité et de fiabilité |
Traitement Physique
¨ Elimination des doubles de documents.
¨ Elimination des documents n’ayant aucun intérêt juridique.
¨ Normalisation des titres des dossiers.
Traitement matériel
¨ Assainissement des archives.
¨ Annulation de toutes sources de détérioration et de déclassement.
¨ Restauration des documents maltraités.
Traitement Intellectuel
¨ Classement des documents suivant un plan de classement prédéfini.
¨ Vérification de l'exhaustivité des dossiers.
¨ Accomplissement des dossiers incomplets.
Mise en conteneurs
¨ Classement des documents dans des Chemises Fastener résistantes.
¨ Classement des dossiers d'archives dans des chemises à rabat.
¨ Classement des dossiers dans des boites d'archives.
Réorganisation des archives dans les locaux
¨ Cotation : Identification du local d’archives.
¨ Rangement : Archivage physique en fonction du plan de classement retenu.
¨ Signalisation : Identification de l’emplacement du dossier physique au sein du local d’archives.
Il est vrai que les entreprises misent de plus en plus sur les archives numériques dont la gestion semble être plus aisée. Mais il est impossible de ranger aux oubliettes les archives physiques qui sont incontournables. On en a toujours besoin dans les administrations, ce qui rend utopique l’avènement de l’ère du tout numérique.
Certains se demandent pourquoi l’archivage physique est toujours d’actualité malgré la grande offensive de l’archivage numérique. La réponse est pourtant simple : le numérique n’a pas la possibilité de remplacer le papier. Aussi, le fait d’utiliser le papier ne crée pas de dommage sur l’environnement, car il a été prouvé que le recours à celui-ci ne provoque pas la déforestation. La ruée vers les nouvelles technologies de l’information a même plus de conséquences sur l’écologie que le papier. En outre, l’impression des documents papier peut se faire de manière éco-responsable.
Bien archiver ses documents physiques permet d’apporter une valeur ajoutée à l’entreprise. Cela passe toutefois par la mise en place d’une politique d’archivage efficace garantissant une meilleure conformité des documents et une bonne maitrise des risques. Des dispositifs sont pris par des organismes spécialisés pour archiver idéalement les documents physiques en respectant les délais légaux. Il est ainsi facile de retrouver rapidement une archive en cas de contrôle ou du redémarrage de l’activité de l’entreprise suite à un sinistre. Un bon archivage physique permet de conduire de façon sûre et pérenne la conservation du patrimoine de l’entreprise. Aussi, il fait gagner du temps et assure la satisfaction des clients.
- Gagner en conformité avec la loi
Opter pour une gestion réfléchie et efficiente permet aux entreprises et aux institutions de se trouver en conformité avec la loi. D’autant plus que la conservation représente pour certaines un véritable casse-tête, car la durée légale varie en fonction du type de documents. Grâce à une meilleure maitrise de l’information et des processus documentaires, les sociétés améliorent la qualité de leur gestion documentaire et réduit le nombre de cas de non-conformité. Améliorer son archivage doit constituer une des priorités des dirigeants car cela permet notamment d’être en mesure de défendre ses droits avec les documents adéquats en cas de conflit ou de nécessité.
- Gagner en sécurité
Une bonne gestion documentaire renforce la protection des documents et la sécurité des données en cas de problème. Moins de risque de fuite ou de vol de données.
Une gestion documentaire adaptée permet une conservation organisée et sécurisée des données. Les systèmes d’archivage proposés par les sociétés spécialisées permettent l’instauration d’un suivi complet du document, du moment où il sort jusqu’à ce qu’il rentre, en passant par l’identité de la personne qui le consulte. Maitriser le cycle de vie de tous les documents rend de nombreux services au quotidien et permet aux sociétés d’avoir un vrai suivi et d’être en adéquation avec les demandes législatives.
Confier vos archives à des tiers-archivistes autrement dit à des spécialistes de la gestion documentaire constitue aussi un bon moyen de garantir l’intégrité de vos documents et de vous assurer, en cas de sinistre, de pouvoir redémarrer votre activité rapidement et dans les meilleures conditions. Bref, un vrai allié pour un bon Plan de Continuité de l’Activité !
- La garantie d’une meilleure organisation et d’un accès optimisé
Fiches de salaire, fichiers de paye, contrats, assurance…Le volume de documents présents dans une entreprise ne cesse de croitre avec les mois. Il peut rapidement devenir un frein à l’efficacité des équipes dans leurs tâches au quotidien. En confiant la gestion documentaire à des sociétés spécialisées, elles saisissent l’opportunité de revoir en profondeur la méthode de classement des documents, leurs identifications et leurs traitements. L’entreprise gagne alors en efficacité et apprend à trier judicieusement ses documents. Cette phase d’audit de l’information existante et disponible au sein de l’entreprise est une aide précieuse au pilotage des activités. C’est un moment clé permettant aux dirigeants de faire des choix structurants qui révèlent une stratégie d’accès à l’information.
- Gagner du temps
Le temps, c’est de l’argent. Pour une entreprise, pas question de perdre une minute. En optimisant l’organisation de la gestion documentaire et du traitement de l’information, l’entreprise bénéficie de la mise en place de procédures efficaces pour l’archivage de ses données. Elle peut alors retrouver plus rapidement un document, le classer au bon endroit au bon moment, et le consulter facilement.
- Gagner en productivité
Qui dit meilleure organisation, gain de temps et gain de place, dit forcément gain de productivité. Bénéficier d’un meilleur système de classement des documents et s’adapter aux procédures les plus efficaces permet aux entreprises de gagner en fluidité dans l’ensemble de la chaîne de travail. Les échanges entre l’entreprise et les salariés sont plus fluides et le travail collaboratif est facilité. Le partage de l’information est plus dynamique au sein des équipes ou avec des intervenants externes.
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