Externohistrion

1-    AVANTAGES

On estime que seulement 35 % des établissements externalisent tout ou partie de leurs archives, contre 60 % dans les pays anglo-saxons.

Quels sont les bénéfices de l’externalisation des archives ?

  • Un gain d’espace : désengorger des salles archives pleines, libérer des espaces de travail (par exemple pour des bureaux ou salles de réunion) … Dans le cas d’un déménagement vers un nouveau siège, la place laissée aux salles d’archives est souvent en nette diminution, le transfert nécessaire des archives constitue une opportunité de définir une stratégie, comme par exemple externaliser les archives les moins consultées,
  • Des économies : La conservation d’un mètre linéaire d’archives externalisées coûte en moyenne 4 fois moins cher chez un Tiers Archiveur qu’en interne. De surcroît, AGS Records Management apporte son conseil pour optimiser les volumes conservés en détruisant les archives arrivées à leur échéance légale,
  • Sécuriser son archivage : La sécurité d’un Professionnel est en général bien supérieure à celle observée dans les sous-sols des sièges. AGS Records Management gère l’accès aux archives et la traçabilité des entrées-sorties pour consultation et propose des interfaces Web Clients et des reportings
  • Recentrer ses équipes sur son métier principal : Dans un contexte économique tendu, les gains de productivité sont nécessaires pour réaliser les objectifs budgétaires. Des Organisations ne remplacent pas les départs de collaborateurs, la sous-traitance d’une activité non stratégique permet de pallier à la saturation du temps de travail,
  • Bénéficier de l’expertise d’un Professionnel : Une approche conseil pour définir une stratégie documentaire efficace, une rationalisation des archives conservées et éliminées, une meilleure traçabilité des documents, des engagements qualité validés par des certifications, et des engagements de services.

2-    NOS ATOUTS

Voici 10 raisons de faire confiance à AFRIC’ARCHIVES CONSULTING pour l’externalisation de vos documents et papiers d’entreprise :

 

  1. Engagement de traçabilité des archives : chaque évènement ou mouvement d’archives est tracé par lecture code-barres.
  2. Adaptation des solutions à chaque contexte Clients : Du fait de l’historique particulier de chacun de nos Clients, nous déployons des solutions qui d’adaptent à chaque étape (prise en charge, inventaire, consultations…).
  3. Une organisation des archives naturellement structurée : 100 % des inventaires sont enregistrés dans un plan de classement intégrant les durées légales de conservation.

001s
002t
  1. Satisfaction Clients : Une relation Client simple et directe : Un interlocuteur pour répondre à toutes vos demandes + un interlocuteur commercial pour gérer l’évolution de vos besoins,
  2. Une dimension Conseil : Des archivistes diplômés d’un Master apportent leur expertise en amont de projets pour structurer votre archivage, et faire appliquer les bonnes pratiques

 

 

3-    TRAITEMENT

1 – Les conteneurs

  • Anonymat des contenants (identification par codes barres),
  • Forte résistance : double cannelure résistance 40kg,
  • Carton recyclé et recyclable à 90%,
  • Pré-casés pour code à barres et informations non-confidentielles,
  • Poignées pour favoriser leur manutention,
  • Montage semi-automatique par des fermetures par languettes.

2 – Inventaire de vos archives

Adaptation des méthodes d’inventaire aux spécificités des fonds d’archives. La saisie des libellés inscrits sur les archives, le pointage sur fichier Excel préparé par le client et identification des écarts. Puis enfin le bipage des étiquettes codes barres.

 

3 – Conditionnement en conteneurs

Le conditionnement des archives est réalisé avec un tri par année homogène pour simplifier l’élimination par conteneur complet.

On estime que seulement 35 % des établissements externalisent tout ou partie de leurs archives, contre 60 % dans les pays anglo-saxons.

Quels sont les bénéfices de l’externalisation des archives ?

  • Un gain d’espace : désengorger des salles archives pleines, libérer des espaces de travail (par exemple pour des bureaux ou salles de réunion) … Dans le cas d’un déménagement vers un nouveau siège, la place laissée aux salles d’archives est souvent en nette diminution, le transfert nécessaire des archives constitue une opportunité de définir une stratégie, comme par exemple externaliser les archives les moins consultées,
  • Des économies : La conservation d’un mètre linéaire d’archives externalisées coûte en moyenne 4 fois moins cher chez un Tiers Archiveur qu’en interne. De surcroît, AGS Records Management apporte son conseil pour optimiser les volumes conservés en détruisant les archives arrivées à leur échéance légale,
  • Sécuriser son archivage : La sécurité d’un Professionnel est en général bien supérieure à celle observée dans les sous-sols des sièges. AGS Records Management gère l’accès aux archives et la traçabilité des entrées-sorties pour consultation et propose des interfaces Web Clients et des reportings
  • Recentrer ses équipes sur son métier principal : Dans un contexte économique tendu, les gains de productivité sont nécessaires pour réaliser les objectifs budgétaires. Des Organisations ne remplacent pas les départs de collaborateurs, la sous-traitance d’une activité non stratégique permet de pallier à la saturation du temps de travail,
  • Bénéficier de l’expertise d’un Professionnel : Une approche conseil pour définir une stratégie documentaire efficace, une rationalisation des archives conservées et éliminées, une meilleure traçabilité des documents, des engagements qualité validés par des certifications, et des engagements de services.

Voici 10 raisons de faire confiance à AFRIC’ARCHIVES CONSULTING pour l’externalisation de vos documents et papiers d’entreprise :

 

  1. Engagement de traçabilité des archives : chaque évènement ou mouvement d’archives est tracé par lecture code-barres.
  2. Adaptation des solutions à chaque contexte Clients : Du fait de l’historique particulier de chacun de nos Clients, nous déployons des solutions qui d’adaptent à chaque étape (prise en charge, inventaire, consultations…).
  3. Une organisation des archives naturellement structurée : 100 % des inventaires sont enregistrés dans un plan de classement intégrant les durées légales de conservation.
  4. Satisfaction Clients : Une relation Client simple et directe : Un interlocuteur pour répondre à toutes vos demandes + un interlocuteur commercial pour gérer l’évolution de vos besoins,
  5. Une dimension Conseil : Des archivistes diplômés d’un Master apportent leur expertise en amont de projets pour structurer votre archivage, et faire appliquer les bonnes pratiques

 

1 – Les conteneurs

  • Anonymat des contenants (identification par codes barres),
  • Forte résistance : double cannelure résistance 40kg,
  • Carton recyclé et recyclable à 90%,
  • Pré-casés pour code à barres et informations non-confidentielles,
  • Poignées pour favoriser leur manutention,
  • Montage semi-automatique par des fermetures par languettes.

2 – Inventaire de vos archives

Adaptation des méthodes d’inventaire aux spécificités des fonds d’archives. La saisie des libellés inscrits sur les archives, le pointage sur fichier Excel préparé par le client et identification des écarts. Puis enfin le bipage des étiquettes codes barres.

 

3 – Conditionnement en conteneurs

Le conditionnement des archives est réalisé avec un tri par année homogène pour simplifier l’élimination par conteneur complet.

Nos Partenaire

01

Restez connectés

×