Pour toute entreprise, la conservation et la gestion de l’archivage physique est un sujet complexe. Au fil des années, les documents s’accumulent, prenant de plus en plus d’espace physique et exposant potentiellement votre entreprise à des risques de sécurité ou de non-conformité. C’est à ce moment que se pose la question de la destruction d’archives et de documents d’entreprise.
Pourquoi détruire vos archives, comment le faire de manière sécurisée, et pourquoi faire appel à un prestataire d’archivage de confiance comme AFRIC’ARCHIVES CONSULTING ?
1.NOS ATOUTS
Gains d’espace, économie des coûts de stockage, maîtrise du risque et respect des réglementations, etc. : AFRIC’ARCHIVES CONSULTING apporte toujours conseil et expertise pour que chaque projet de destruction d’archives soit conduit afin d’atteindre les objectifs fixés par ses clients avec des gains opérationnels, financiers et de conformité.
Une prise en charge globale des archives à détruire
AFRIC’ARCHIVES CONSULTING prend en charge l’ensemble de la chaîne logistique de la destruction, dès le tri, l’identification et la collecte des documents, même sensibles, en garantissant un processus tracé et sécurisé, jusqu’à la destruction conforme à chaque type de document.
Destruction conforme
Nos méthodes de destruction garantissent que les documents sont détruits de manière irréversible, confidentielle, et conformément aux réglementations en vigueur selon leur typologie.
En tant que prestataire d’archivage BPL, nous réalisons notamment des destructions selon les protocoles spécifiques aux DASRI.
Recyclage et valorisation du papier
Dans le cadre de notre démarche RSE, nous nous engageons à réduire l’impact environnemental de nos prestations, ce qui se matérialise pour ce service par le recyclage du papier après destruction. Ces efforts positifs contribuent également aux objectifs de développement durable de votre entreprise.
NOS SOLUTIONS D’ARCHIVAGE PHYSIQUE
2.AVANTAGES
Économiser de l’espace et de l’argent
La gestion de l’espace est un défi pour de nombreuses entreprises. Les archives et les documents inutilisés occupent souvent des mètres carrés précieux. En détruisant régulièrement les documents obsolètes, vous libérez de l’espace et économisez de l’argent sur le stockage.
Réduire les risques de fraude ou de vol d’information
Les archives non détruites peuvent être des cibles pour la fraude ou le vol d’informations sensibles. En éliminant de manière sécurisée les documents obsolètes, vous réduisez considérablement les risques de sécurité associés.
Respecter les durées de conservation légales
Chaque entreprise est soumise à des réglementations spécifiques concernant la conservation des documents. La destruction régulière des archives vous permet de vous conformer aux normes et obligations légales en évitant la rétention excessive de documents inutiles. En adoptant une bonne gestion des durées de conservation, vous vous garantissez de détruire ni trop tôt, ni trop tard vos archives.
3.TRAITEMENT
La destruction sécurisée des documents confidentiels
La destruction de documents confidentiels doit être effectuée de manière à garantir qu’aucune information ne puisse être récupérée. Cela peut inclure le broyage, la pulvérisation, l’incinération ou d’autres méthodes de destruction sécurisées selon le type d’archives.
Les étapes de la destruction d’archives
Les étapes de la destruction sécurisée des archives d’entreprise en France peuvent varier en fonction de la nature des documents et des exigences légales spécifiques de votre secteur d’activité. Cependant, voici généralement les étapes suivies lors de la destruction sécurisée des archives :
Identification des documents : La première étape consiste à identifier les documents qui arrivent en fin de durée légale de conservation. Cela peut inclure des archives physiques (papier) ou numériques (fichiers électroniques).
Tri et classement : Les documents identifiés doivent être triés et classés en fonction de leur nature et des modalités de destruction qui leur correspondent.
Planification de la destruction : Une fois les documents identifiés et classés, il est essentiel de planifier la destruction de manière à respecter les réglementations en vigueur et les politiques internes de l’entreprise.
Collecte des documents : Les documents à détruire sont collectés de manière sécurisée et transportés vers un site de destruction.
Destruction physique : Les archives papier peuvent être détruites de manière sécurisée par broyage ou incinération, selon les méthodes acceptées. Les archives numériques doivent être effacées de manière irréversible.
Émission d’un certificat de destruction : Après la destruction, votre prestataire doit émettre un certificat de destruction qui atteste que les documents ont été détruits de manière sécurisée et conforme aux réglementations.
Gestion des preuves : Il est important de conserver des preuves de la destruction sécurisée, notamment le certificat de destruction, pour une durée appropriée conformément aux exigences légales.
Rapports et suivi : Assurez-vous de tenir des registres précis de toutes les étapes du processus de destruction et de surveiller régulièrement les activités pour garantir la conformité continue.
Gestion des autorisations : Si nécessaire, assurez-vous d’obtenir les autorisations requises pour la destruction de certains types de documents, en particulier s’ils sont soumis à des réglementations spécifiques comme par exemple les archives publiques.
Il est important de noter que les réglementations et les bonnes pratiques en matière de destruction sécurisée des archives peuvent évoluer, il est donc essentiel de rester à jour avec les exigences légales en vigueur en France et de consulter un expert en gestion documentaire si nécessaire pour garantir votre conformité.
Gains d’espace, économie des coûts de stockage, maîtrise du risque et respect des réglementations, etc. : AFRIC’ARCHIVES CONSULTING apporte toujours conseil et expertise pour que chaque projet de destruction d’archives soit conduit afin d’atteindre les objectifs fixés par ses clients avec des gains opérationnels, financiers et de conformité.
Une prise en charge globale des archives à détruire
AFRIC’ARCHIVES CONSULTING prend en charge l’ensemble de la chaîne logistique de la destruction, dès le tri, l’identification et la collecte des documents, même sensibles, en garantissant un processus tracé et sécurisé, jusqu’à la destruction conforme à chaque type de document.
Destruction conforme
Nos méthodes de destruction garantissent que les documents sont détruits de manière irréversible, confidentielle, et conformément aux réglementations en vigueur selon leur typologie.
En tant que prestataire d’archivage BPL, nous réalisons notamment des destructions selon les protocoles spécifiques aux DASRI.
Recyclage et valorisation du papier
Dans le cadre de notre démarche RSE, nous nous engageons à réduire l’impact environnemental de nos prestations, ce qui se matérialise pour ce service par le recyclage du papier après destruction. Ces efforts positifs contribuent également aux objectifs de développement durable de votre entreprise.
NOS SOLUTIONS D’ARCHIVAGE PHYSIQUE
Économiser de l’espace et de l’argent
La gestion de l’espace est un défi pour de nombreuses entreprises. Les archives et les documents inutilisés occupent souvent des mètres carrés précieux. En détruisant régulièrement les documents obsolètes, vous libérez de l’espace et économisez de l’argent sur le stockage.
Réduire les risques de fraude ou de vol d’information
Les archives non détruites peuvent être des cibles pour la fraude ou le vol d’informations sensibles. En éliminant de manière sécurisée les documents obsolètes, vous réduisez considérablement les risques de sécurité associés.
Respecter les durées de conservation légales
Chaque entreprise est soumise à des réglementations spécifiques concernant la conservation des documents. La destruction régulière des archives vous permet de vous conformer aux normes et obligations légales en évitant la rétention excessive de documents inutiles. En adoptant une bonne gestion des durées de conservation, vous vous garantissez de détruire ni trop tôt, ni trop tard vos archives.
La destruction sécurisée des documents confidentiels
La destruction de documents confidentiels doit être effectuée de manière à garantir qu’aucune information ne puisse être récupérée. Cela peut inclure le broyage, la pulvérisation, l’incinération ou d’autres méthodes de destruction sécurisées selon le type d’archives.
Les étapes de la destruction d’archives
Les étapes de la destruction sécurisée des archives d’entreprise en France peuvent varier en fonction de la nature des documents et des exigences légales spécifiques de votre secteur d’activité. Cependant, voici généralement les étapes suivies lors de la destruction sécurisée des archives :
Identification des documents : La première étape consiste à identifier les documents qui arrivent en fin de durée légale de conservation. Cela peut inclure des archives physiques (papier) ou numériques (fichiers électroniques).
Tri et classement : Les documents identifiés doivent être triés et classés en fonction de leur nature et des modalités de destruction qui leur correspondent.
Planification de la destruction : Une fois les documents identifiés et classés, il est essentiel de planifier la destruction de manière à respecter les réglementations en vigueur et les politiques internes de l’entreprise.
Collecte des documents : Les documents à détruire sont collectés de manière sécurisée et transportés vers un site de destruction.
Destruction physique : Les archives papier peuvent être détruites de manière sécurisée par broyage ou incinération, selon les méthodes acceptées. Les archives numériques doivent être effacées de manière irréversible.
Émission d’un certificat de destruction : Après la destruction, votre prestataire doit émettre un certificat de destruction qui atteste que les documents ont été détruits de manière sécurisée et conforme aux réglementations.
Gestion des preuves : Il est important de conserver des preuves de la destruction sécurisée, notamment le certificat de destruction, pour une durée appropriée conformément aux exigences légales.
Rapports et suivi : Assurez-vous de tenir des registres précis de toutes les étapes du processus de destruction et de surveiller régulièrement les activités pour garantir la conformité continue.
Gestion des autorisations : Si nécessaire, assurez-vous d’obtenir les autorisations requises pour la destruction de certains types de documents, en particulier s’ils sont soumis à des réglementations spécifiques comme par exemple les archives publiques.
Il est important de noter que les réglementations et les bonnes pratiques en matière de destruction sécurisée des archives peuvent évoluer, il est donc essentiel de rester à jour avec les exigences légales en vigueur en France et de consulter un expert en gestion documentaire si nécessaire pour garantir votre conformité.
Nos Partenaire
