Les consultants d’AFRIC’ARCHIVES CONSULTING vous feront bénéficier de leur expertise en archivistique et de leur savoir aguerri des problématiques de gestion documentaire.
Nous vous accompagnons dans l’élaboration des solutions répondant à vos besoins à travers un audit s’articulant autour de cinq phases :
1- Audit/ Diagnostic des archives
Cette première étape consiste à établir une cartographie complète de votre organisation documentaire afin d’analyser la situation et d’élaborer des préconisations d’amélioration. Nos consultants sont spécialisés par domaine d’activité (secteur public, secteur privé, profession libérale, etc.)
2- Élaboration d’une politique documentaire
Nos experts vous aident à mettre en place les outils nécessaires à la bonne gestion de vos archives :
- Politique d’archivage : pierre angulaire de toute fonction archives, ce document liste de manière détaillée les procédures à mettre en place afin d’optimiser la gestion des archives (versement, conservation, communication, élimination) et définit les responsabilités associées ;
- Plan de classement :
- ce document permet d’organiser de manière hiérarchisée la gestion de vos archives ;
- Tableau de gestion : cet outil permet de recenser l’ensemble des archives produites en y associant, pour chacune, une durée de conservation basée sur la réglementation en vigueur et de vos besoins ;
3- Réorganisation des archives :
Nos équipes procèdent au récolement, au tri puis au classement des archives
afin de les rendre accessibles au sein d’un outil informatisé. Une maintenance annuelle
peut être proposée afin d’assurer une gestion pérenne des archives sur le long terme (gestion des locaux d’archives, réalisation des versements et élimination annuelles, etc.)
4- Déploiement de solutions numériques
Nos consultants vous aident à rationaliser la gestion électronique de vos document :
traitement et classement d’archives électroniques, création d’arborescence de classement, audit des solutions logicielles existantes, étude préalable à la mise en place d’une GED, etc.
5- Formations des collaborateurs
Nous créons et dispensons des formations spécifiques aux besoins de chaque organisme avec pour objectif de vous faire gagner en autonomie dans la gestion de vos archives. Suivez une formation archivistique avec AGS Records Management.
